Verspätete Abrechnung

Bei einem bestehenden Mietverhältnis fallen im Regelfall nicht nur die so genannte Kaltmiete an, sondern auch Betriebskosten, die im Allgemeinen als Nebenkosten bezeichnet werden. Im Mietvertrag sind diese entweder als Pauschalbetrag, der monatlich zu entrichten ist, vereinbart oder der Mieter leistet monatlich eine Vorauszahlung. Bei Letzterer allerdings muss der Vermieter diese Kosten immer in der Höhe abrechnen, in der sie tatsächlich angefallen sind. Aus dieser Berechnung resultiert entweder ein Nachzahlungsanspruch des Vermieters oder aber ein Rückzahlungsanspruch des Mieters. Beispiele für die üblichen Nebenkosten sind der Wasserverbrauch, die Kosten für die Mühlabfuhr, die Grundsteuer oder aber die Fahrstuhlkosten.

Der Vertrag entscheidet, ob, wie und welche Nebenkosten umgelegt werden können.

Wird eine Vorauszahlung vereinbart, hat die Mietpartei einen rechtlichen Anspruch auf eine ordnungsgemäße und rechtzeitige Abrechnung. Dies ist in § 556 Absatz 3 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) festgeschrieben. Die Abrechnung muss spätestens ein Jahr nach Ablauf der Abrechnungsperiode erfolgen. Im Ernstfall ist dieser Anspruch auch gerichtlich durchsetzbar. In vielen Fällen ist es aber besser, diesen Anspruch nicht vehement zu verfolgen. Der Grund dafür ist, dass, besonders bei Vorauszahlungen in geringer Höhe, der Mieter eine gewisse Frist abwarten sollte, denn der Vermieter ist verpflichtet, seine Nebenkostenabrechnung spätestens innerhalb der Jahresfrist zu erstellen und dafür Sorge zu tragen, dass diese Abrechnung dem Mieter fristgerecht zugeht. Somit muss beispielsweise eine Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2010 dem Mieter spätestens am 31. Dezember 2011 nachweislich zugegangen sein.

Entscheidend ist der fristgerechte Zugang der Abrechnung.

In diesem Zusammenhang bedeutet das Wort Zugang, dass die erstellte Abrechnung beim Mieter im Briefkasten liegen muss oder ihm persönlich ausgehändigt wurde, bevor die Abrechnungsfrist endet. Dass die rechtzeitige Absendung über den Postweg nicht ausreicht, auch wenn dies innerhalb der Abrechnungsfrist geschehen ist, hat der Bundesgerichtshof in dem Fall mit dem Aktenzeichen VIII ZR 107/08 entschieden. Der Vermieter verliert den Anspruch auf die Nachzahlung der Betriebskosten, wenn die Frist nicht eingehalten wird. Aus Sicht des Vermieters ist der optimalste Zustellungsweg der Einsatz eines Boten, der die Abrechnung übergibt. Wichtig ist, dass der Bote im Streitfall nicht nur eine Aussage darüber treffen kann, dass er das Schriftstück persönlich an den Mieter übergeben oder dies in seinen Briefkasten eingeworfen hat, sondern auch, dass er Kenntnis davon hatte, dass es sich hierbei um die Abrechnung der Nebenkosten gehandelt hat.

Sollte die Nebenkostenabrechnung auf dem Postweg abhanden kommen und eine weitere Abrechnungszustellung nicht rechtzeitig erfolgen, so hat der Vermieter auf die mögliche Nachzahlung des Mieters keinen rechtlichen Anspruch, da er für den Postversand das Risiko zu tragen hat.

Nachzahlungsansprüche nur bei korrekten Abrechnungen

Selbst wenn ein rechtzeitiger Zugang der Nebenkostenabrechnung vorliegen sollte, ist es möglich, dass dennoch kein Anspruch auf eine Nachzahlung besteht. Dies ist häufig schon dann der Fall, wenn inhaltliche oder formale Fehler vorliegen. Eine gewisse Mindestanforderung muss die Abrechnung in formalen Gesichtspunkten erfüllen. Beispiele hierfür sind die Aufschlüsselung und Angabe der Gesamtkosten und die Erläuterung und Angabe des sogenannten Umlagemaßstabes. Aber auch inhaltlich muss bei der Abrechnung alles korrekt sein. Das bedeutet, dass die angegebenen Kosten auch tatsächlich entstanden sind. Aus diesem Grund kann sich der Mieter zunächst auf seinen Anspruch auf Auskunft berufen und in alle erforderlichen Abrechnungsunterlagen Einsicht verlangen. Sollte ein Fehler vorliegen, so kann zwar nicht generell davon ausgegangen werden, dass eine Unwirksamkeit der gesamten Abrechnung vorliegt oder diese schlichtweg nicht fällig ist, gleichwohl kann dies vorkommen. Jeder Einzelfall bedarf einer gesonderten Prüfung. Der Grund liegt darin, dass es eine Vielzahl von Gerichtsurteilen bezüglich der Anforderungen an eine ordnungsgemäße Abrechnung gibt.